의사소통 잘하는 9가지 방법: 표현 의사소통 원활 상황 고려

의사소통은 우리가 회사 혹은 학교 같은 사회생활에서 뿐만 아니라 가족들과 친구들과 수많은 소통을 나누는데 중요한 부분입니다. 의사소통을 잘하고 싶다고 생각하시는 분들이 많은데요 하지만 의사소통을 잘하는 것은 생각보다 쉽지 않습니다. 이를 위해 제가 준비한 9가지 의사소통 원칙을 함께 살펴보겠습니다.

1. 간결한 표현

의사소통할 때 주절거리지 않고 간결하게 말하는 것이 중요합니다. 너무 긴 이야기로 상대방에게 혼란을 줄 수 있으니 주제를 명확히 하고 간결하게 전달해야 합니다.

예를 들어, 어제 집에 가다가 이상한 사물을 봤어라고 이야기하는 대신, 어제 집에 가다가 이상한 것을 발견했어라고 명확하게 전달할 수 있습니다. 주제를 명확히 하고 중요한 내용을 간결하게 전달하는 것이 중요합니다. 이는 대화나 메시지 작성 시 유용하며, 상대방의 이해를 도와주고 의사소통 효율성을 높입니다.

 

간결한 표현은 불필요한 세부사항을 생략하고 핵심을 집중하는 것을 의미합니다. 상황에 따라 필요한 정보만을 제공하고 불필요한 내용은 제거하여 명확하게 전달하는 것이 중요합니다. 이는 상대방과의 의사소통에서 효과적인 전달을 도와줍니다.

2. 대명사 회피

대명사를 사용하지 말고 명확한 주어를 사용해야 합니다. 상대방에게 명확한 메시지를 전달하기 위해 대명사를 최소화하는 것이 중요합니다.

 

예를 들어, 거기 있어라는 표현은 주어가 명확하지 않아서 상대방에게 혼란을 줄 수 있습니다. 내가 어제 본 것이 있어와 같이 누가 어떤 상황을 경험했는지 명확하게 전달하는 것이 중요합니다. 이렇게 주어를 명시함으로써 의사소통이 명확하고 효과적으로 이루어질 수 있습니다.

 

또한, 대명사를 사용하지 않고 명확한 주어를 사용함으로써 상대방이 내용을 잘 이해할 수 있도록 도와줍니다. 주어를 명시함으로써 상대방과의 의사소통이 원활하게 이루어지며, 혼란을 최소화할 수 있습니다.

3. 목적어와 주어 명확히 하기

의사소통할 때 목적어와 주어를 명확하게 해야 합니다. 특히 업무 관련 이메일이나 문서 작성 시, 목적어와 주어를 명확하게 표현해야 상대방이 이해하기 쉽습니다.

예를 들어, 메일의 제목의 B 파트너사 기획서라는 표현은 목적어와 주어가 명확하지 않아서 이해하기 어려울 수 있습니다. 이런 경우, 메일에 B 파트너사에 보내는 기획서와 같이 누구에게 보내는 것인지, 어떤 내용을 담고 있는지 명확히 표현하는 것이 중요합니다. 목적어와 주어를 명확하게 해야, 상대방이 내용을 잘 파악할 수 있고, 혼란을 최소화할 수 있습니다.

 

이처럼, 목적어와 주어를 명확히 하는 것은 상대방과의 원활한 의사소통을 위해 필수적입니다. 목적어와 주어를 명확하게 표현하여 정보를 명확하게 전달하고, 상대방이 내용을 잘 이해할 수 있도록 돕는 것이 중요합니다.

4. 일관성 있는 용어 사용

회의와 미팅과 같은 용어를 일관성 있게 사용해야 합니다. 용어를 혼용하면 상대방이 혼란스러워할 수 있으니 사용 용어를 일관성 있게 유지해야 합니다.

 

예를 들어, '회의'와 '미팅'은 비슷한 의미를 가지고 있지만, 상황에 따라 다르게 사용될 수 있습니다. '회의'는 주로 공식적인 모임이며, 조직적인 결정을 내리거나 중요한 논의를 위해 모이는 것을 의미합니다. 반면 '미팅'은 더 일반적이고, 비공식적인 모임을 나타내며, 작은 규모의 토의나 소그룹 간의 회의를 말합니다.

 

이러한 용어들을 일관성 있게 사용하는 것은 상대방이 내가 어떤 의도로 모임을 요청하거나 특정한 상황에서 무엇을 기대할 수 있는지를 이해하는 데 도움이 됩니다. 일관성 있는 용어 사용은 의사소통에서 혼란을 줄이고, 상대방과의 원활한 소통을 지원하는 데 중요한 역할을 합니다.

5. 쉬운 용어 활용

어려운 단어를 사용하려는 욕구 때문에 의사소통이 어려워질 수 있습니다. 가능하면 쉽고 이해하기 쉬운 용어를 사용하여 상대방이 이해하기 쉽게 전달해야 합니다.

예를 들어, 전문 용어나 학술적인 언어는 특정 분야에서는 중요할 수 있지만, 평소 의사소통에서는 이해하기 어려울 수 있습니다. 따라서 일상적인 대화나 업무 소통에서는 가능한 간단하고 일반적으로 사용되는 용어를 선택하여 의사를 전달하는 것이 바람직합니다.

 

쉬운 용어를 사용하면 상대방이 내 의도를 명확하게 이해할 수 있고, 의사소통이 원활해질 수 있습니다.  복잡한 용어를 피하고 간단한 단어를 선택하여 이해하기 쉬운 메시지를 전달하는 것이 좋습니다. 이는 상대방과의 의사소통을 향상하고 혼란을 최소화하는 데 도움이 될 것입니다.

6. 논점 유지

의사소통할 때 주제를 벗어나지 않도록 주의해야 합니다. 논점이 흐려져 상대방이 혼란스러워하지 않도록 의사소통의 핵심을 유지해야 합니다.

예를 들어, 대화 도중에 주제를 벗어나 다른 이야기로 이어지면, 대화의 흐름이 끊어지고 상대방이 혼란스러워할 수 있습니다. 이는 상대방이 내 의도를 파악하기 어렵게 만들고 의사소통에 혼란을 초래할 수 있습니다.

 

논점을 유지하려면 주제를 명확히 하고, 그 주제에 따라 의사소통을 진행해야 합니다. 주제를 명확하게 정의하고, 주제를 벗어나지 않도록 의사소통의 흐름을 유지하는 것이 중요합니다. 이는 상대방이 내 의도를 파악하고 명확하게 이해할 수 있도록 도와줄 것입니다.

7. 명확한 명칭 부여

어떤 것에 대해 이야기할 때 명확한 이름을 붙이는 것이 중요합니다. 이를 통해 상대방이 이해하기 쉽게 도와줍니다.

 

예를 들어, 특정 프로젝트나 제품에 대해 이야기할 때, 그것에 대한 명확한 이름을 사용하는 것이 중요합니다. 이것은 혼동을 방지하고 상대방이 내가 언급하는 것을 명확히 인지할 수 있도록 돕습니다. 또한, 특정 개념이나 사물에 대해 자세히 설명할 때, 명확한 이름을 사용하면 상대방이 내가 이야기하는 대상을 쉽게 파악할 수 있습니다.

 

명확한 명칭 부여는 의사소통의 효과를 높이고 상대방과의 원활한 대화를 이끌어내는데 큰 역할을 합니다. 따라서 의사소통할 때는 적절한 명칭을 사용하여 상대방이 내 의도를 명확히 이해할 수 있도록 노력해야 합니다.

8. 듣는 이의 상황 고려

소통할 때 듣는 이의 상황을 고려해야 합니다. 상대방의 배경과 상황에 따라 메시지를 조정하여 의사소통을 원활하게 해야 합니다.

 

예를 들어, 어떤 정보를 전달할 때, 받는 이의 지식 수준이나 배경 지식을 고려해야 합니다. 그 정보가 전문적이고 기술적인 내용이라면, 받는 이의 전문성 수준에 따라 적절한 용어나 설명을 선택해야 합니다. 이렇게 하면 상대방이 이해하기 쉽고 명확히 받아들일 수 있습니다.

 

또한, 상황에 따라 메시지를 적절히 조정해야 합니다. 어떤 이야기를 가볍게 나누는 경우와 비즈니스적인 내용을 이야기할 때의 톤과 내용은 다를 수 있습니다. 받는 이의 상황을 고려하여 적절한 어조와 내용으로 의사소통해야 상대방이 이해하기 쉽고 수용할 수 있습니다.

9. 상대적인 표현 활용

시간적 표현이나 관점에 따라 상대적인 표현을 사용해야 합니다. 상대적인 의미에 맞게 표현하여 상대방이 이해하기 쉽도록 도와야 합니다.

 

예를 들어, "지금"이라는 단어는 상대적인 시간적 표현입니다. 어떤 사람에게는 "지금"은 현재의 시간이겠지만, 다른 사람에게는 이전이나 미래의 특정 시간을 가리킬 수 있습니다. 따라서, 의사소통 시 "지금"이라는 단어의 의미를 명확히 하기 위해 상대방의 관점에서 시간을 명시하는 것이 중요합니다.

 

또 다른 예시로, "여기"라는 단어도 상대적인 표현입니다. 한 사람에게는 현재 그 주변을 의미할 수 있지만, 다른 사람에게는 다른 장소를 가리킬 수 있습니다. 따라서, "여기"라는 단어를 사용할 때는 상황에 맞게 구체적인 위치를 설명하여 상대적인 표현을 명확하게 해야 합니다. 상대적인 표현은 각자의 시각과 상황에 따라 다르게 받아들일 수 있는 정보를 전달할 때 유용합니다.

결론

의사소통은 상황과 상대방을 고려하여 진행되어야 합니다. 때때로 같은 내용이라도 상황과 상대방에 따라 전달 방식이 달라져야 합니다. 대화나 의사소통을 할 때는 상대방의 감정과 상황을 고려하여 적절한 맥락 안에서 의사를 전달해야 합니다.

 

이러한 9가지 원칙들을 통해 우리는 상황에 맞게 적절한 의사소통을 할 수 있으며, 서로의 의견을 잘 이해하고 소통함으로써 더 나은 결과를 이끌어 낼 수 있을 것입니다. 함께 원활한 소통을 통해 더 나은 협업과 관계를 구축하는 데 도움이 되길 바랍니다.

의사소통은 상호작용과 이해의 과정이므로 지속적으로 발전시키고 개선해 나가야 합니다. 감사합니다.

 

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